L'Horodatage est un service inclus gratuitement sur toutes nos solutions digitales

L’horodatage électronique de la traçabilité

L’ensemble des actions menées sur un document détermine l’étape où il se situe dans son cycle de vie :

• La création d’un document numérique peut être automatique ou manuelle. Le document peut être directement sous format électronique ou être une copie d’une version papier par numérisation. A ce stade, l’horodatage certifie la date de création du document et peut servir de preuve d’antériorité ou preuve de respect des délais légaux.

• Gérer un document numérique englobe la gestion de droits d’accès, son authenticité et son évolution. Les deux dernières sont les plus concernées par l’horodatage. En effet, l’authenticité d’un document numérique est garantie par une signature électronique associée à un horodatage. La non-altération du document est cautionnée par le jeton d’horodatage qui le scelle. Par ailleurs, l’horodatage est important dans le traçage de l’évolution d’un document parce qu’il permet de déterminer le moment lié à chaque modification effectuée et de conserver l’intégrité des versions antérieures. Il permet donc d’avoir un historique des modifications subies par le document.

• Puis, lors de la diffusion d’un document numérique, le destinataire doit être certain qu’il a reçu la version recherchée et que le document est authentique. L’horodatage trace les actions menées sur le document et le protège contre toute éventuelle altération. Par ailleurs, il sert d’accusé de réception opposable lorsqu’il est effectué par une autorité d’horodatage.

• Enfin, lors de la conservation des documents numériques, l’horodatage d’un document permet de respecter les délais légaux d’archivage d’un document. Il prémunit contre la destruction des documents avant les périodes d’archivage légal et protège ainsi des conflits avec la justice.
  

Ainsi, l’utilisation de l’horodatage est importante pour tracer les événements attachés au cycle de vie d’un document numérique.

L’horodatage des eDocuments 

La dématérialisation des données est un processus clé dans les secteurs d’activité pour les échanges de documents. Les documents électroniques doivent comporter des dates et heures de référence appelées « horodatage électronique ». Prenant la forme d’un sceau électronique, l’horodatage de documents numériques sert de preuve irréfutable sur l’existence d’un fichier à une date et une heure précise. Aussi, il permet de garantir la non-modification du document depuis cette date. Par ailleurs, l’horodatage électronique peut être utilisé comme une preuve devant les tribunaux ou d’autres instances légales en cas de litige. Enfin, le sceau électronique, faisant foi comme le cachet de la Poste, garantit la valeur probante des actes et documents électroniques tels que les factures, les contrats et autres documents administratifs.

Les principes d’usage de l’horodatage électronique

Tout d’abord, l’horodatage des documents sert de preuve irréfutable concernant :

• La non-altération du document : c’est-à-dire que le document n’a pas été modifié depuis son horodatage ;

• Un respect des délais légaux : la date de l’horodatage fait foi comme le cachet de la Poste ;

• L’accusé de réception après envoi des documents ;

• Une traçabilité des actions.

Lors de l’horodatage d’un document électronique, des services d’horodatage délivrent un jeton d’horodatage ou sceau électronique. Ce-dernier scelle le document avec une datation à la seconde près pour en garantir l’intégrité et la valeur probante, utilisable comme un élément de preuve. Le sceau est un fichier délivré par l’association de l’empreinte des données horodatées, avec une heure provenant d’une source de temps fiable, signé par l’Autorité d’Horodatage. Chaque document électronique dispose d’une empreinte unique après son horodatage. L’horodatage constitue une preuve juridique pour les entreprises qui répondent à un appel d’offres. En effet, il permet de démontrer le dépôt du dossier de candidature dans les délais impartis.

Assurer l’intégrité d’un document électronique

L’horodatage électronique apporte une date et une heure de référence universelle aux documents utilisés dans le cadre des échanges électroniques. Ainsi, il assure l’intégrité des documents. Un tiers horodateur délivre le sceau électronique en respectant les protocoles juridiques et les techniques normalisées pour sceller les données électroniques. Ainsi, il permet de protéger le contenu d’un fichier électronique, mais aussi les preuves liées à sa date de réception ou d’émission. Donc, le sceau électronique assure l’intégrité et la valeur probante des documents grâce à sa datation automatique à la seconde près.

Utilisation du système d’horodatage des documents électroniques

L’horodatage des fichiers lors des échanges électroniques sert à :

• Dater une signature électronique ;

• Prouver l’heure de réception ou d’émission d’un fichier par voie électronique ;

• Apporter des dates à des créations intellectuelles ;

• Sceller des documents numériquement avant l’archivage ;

• La clôture des enchères électroniques ;

• La programmation des bulletins de paie ;

• Assurer la traçabilité des actions ;

• Garantir la non-altération des documents ;

• Respecter les délais légaux et l’accusé de réception opposable ;

• Pour les ventes en ligne, l’horodatage offre la possibilité de dater les conditions générales de vente ou d’assurer une part des transactions.